Anlagenhistorie bei Wartungen mit Handwerkersoftware dokumentieren – wie geht das?

Auftrag abgeschlossen – die Anlage bleibt: Warum Wartung mehr als Auftragsverwaltung braucht

Das Telefon klingelt. Eine Hausverwaltung meldet eine Störung an einer Heizung. Der Kunde ist schnell gefunden, der Auftrag angelegt und der Monteur eingeplant.

Vor Ort kommen dann die Fragen: Welche Anlage steht hier genau? Was hat der Kollege beim letzten Besuch gemacht? War das Bauteil schon einmal auffällig? Und wo finde ich das letzte Wartungsprotokoll?

Wenn der Monteur dafür erst im Büro anrufen muss und dort jemand alte Aufträge durchsucht, kostet das beide Zeit. Die Informationen wurden vielleicht längst erfasst. Sie müssen nur dort zu finden sein, wo man sie gerade braucht: bei der jeweiligen Anlage.

Meine Handwerkersoftware als digitale Schreibmaschine

Ich bin seit 1980 im SHK-Handwerk und nutze seit 1990 Software. Heute arbeite ich selbst mit einer cloudbasierten Handwerkersoftware in meinem Betrieb.

Für Angebote, Aufträge und Rechnungen ist sie für mich vor allem eines: meine digitale Schreibmaschine. Das klingt etwas frech, beschreibt aber ziemlich genau, wofür ich sie im Alltag hauptsächlich einsetze. Dafür hat sie ihren festen Platz in unserem Betrieb.

Im Kundendienst und bei der Wartung brauche ich zusätzlich einen anderen Blick. Hier interessiert mich, welches Gerät beim Kunden steht, was daran gemacht wurde und was beim nächsten Besuch zu beachten ist.

Ein Auftrag ist irgendwann erledigt und abgerechnet. Die Anlage betreuen wir möglicherweise noch viele Jahre. Wo finde ich dann die Anlagenhistorie bei Wartungen? Genau diese Frage stellt sich, wenn frühere Informationen nicht direkt bei der jeweiligen Anlage abrufbar sind.

Ein Wartungsvertrag plant den nächsten Auftrag

Ein Wartungsvertrag kann dafür sorgen, dass der nächste Termin nicht vergessen wird. Das Intervall wird festgelegt und zum passenden Zeitpunkt kann die Software automatisch einen neuen Auftrag erzeugen.

Das ist für die Planung hilfreich. Der Monteur bekommt einen konkreten Einsatz. Doch der neue Auftrag beantwortet noch nicht automatisch die nächste Frage: Was wurde bei der letzten Wartung an genau dieser Anlage gemacht?

Dafür muss der Monteur die frühere Dokumentation schnell wiederfinden können. Sie kann beim damaligen Auftrag liegen – entscheidend ist, ob sie sich ebenso einfach der richtigen Anlage zuordnen und beim nächsten Besuch wieder aufrufen lässt.

Terminplanung und Anlagenhistorie erfüllen zwei unterschiedliche Aufgaben. Der Wartungsvertrag stößt den nächsten Einsatz an. Die Anlagenhistorie hält fest, was über die Jahre an einem Gerät geprüft, gemessen und dokumentiert wurde.

Anlagenhistorie bei Wartungen: ein Kunde, mehrere Gebäude und viele Anlagen

Nehmen wir eine Hausverwaltung mit mehreren Liegenschaften. In einem Gebäude stehen fünf Heizgeräte. Wir warten sie regelmäßig, zwischendurch gibt es eine Störung oder eine Reparatur.

Nach einigen Jahren sind etliche Aufträge, Fotos und Prüfprotokolle zusammengekommen.

Jetzt steht ein Monteur vor einem dieser Geräte. Er braucht die Informationen zu dieser einen Anlage. Das Foto vom Gerät nebenan oder das Wartungsprotokoll aus dem anderen Gebäude hilft ihm gerade wenig.

Für mich muss deshalb klar sein:

• Zu welchem Kunden gehört die Liegenschaft?
• Welche Anlage steht an welchem Standort?
• Welche Seriennummer gehört zu diesem Gerät?
• Welche Checklisten, Messwerte und Fotos wurden dazu dokumentiert?

Das ist der Unterschied zwischen einer auftragsbezogenen Ablage und einer anlagenbezogenen Dokumentation. Beide erfüllen einen Zweck. Im Wartungsalltag müssen wir die Informationen über einzelne Aufträge hinweg wiederfinden können.

So ist CheckWerk aufgebaut

Bei CheckWerk verwalten wir Kunden mit ihren Liegenschaften und legen Produkte in einem zentralen Katalog an. Anschließend ordnen wir die benötigten Produkte den jeweiligen Liegenschaften zu.

Warum diese Trennung?

Weil dasselbe Gerätemodell bei vielen Kunden eingebaut sein kann. Die grundlegenden Produktinformationen sollen deshalb nicht jedes Mal neu angelegt werden müssen.

Bei der Zuordnung zur Liegenschaft ergänzen wir die individuellen Angaben, zum Beispiel Seriennummer und Standort. So wird aus dem zentral angelegten Produkt die konkrete Anlage beim Kunden.

Zwei Geräte können vom selben Hersteller und vom selben Typ sein. Trotzdem hat jedes seine eigene Seriennummer, seinen eigenen Einbauort und seine eigene Dokumentation.

Am Gerät scannen und richtig dokumentieren

Vor Ort hilft der QR-Code, die richtige Anlage aufzurufen. Der Monteur muss sich nicht allein auf Bezeichnungen wie „Heizung Keller“ verlassen, wenn dort mehrere Geräte stehen.

Er öffnet die zugeordnete Checkliste und dokumentiert seine Arbeit mit den vorgesehenen Angaben, Messwerten und Fotos. So entsteht mit jedem dokumentierten Einsatz eine nachvollziehbare Historie an der Anlage.

Beim nächsten Besuch lässt sich darauf aufbauen. Voraussetzung ist natürlich, dass die Angaben zuvor ordentlich erfasst wurden. Auch eine gute Software kann keine Informationen anzeigen, die niemand hinterlegt hat.

Deshalb muss die Erfassung einfach sein. Der Monteur soll seine Arbeit erledigen können. Im Heizungskeller gehört dazu auch, ohne Internetverbindung dokumentieren zu können.

Die Software soll dich bei deiner Arbeit begleiten – und nicht nerven.

Die vorhandene Software kann bleiben

Für diesen Weg muss ein Betrieb seine gewohnte Handwerkersoftware nicht aufgeben.

Angebote, kaufmännische Aufträge und Rechnungen können weiterhin im bestehenden System bearbeitet werden. CheckWerk ergänzt die technische Struktur und die Dokumentation vor Ort.

Der fertige PDF-Bericht kann anschließend beim zugehörigen Auftrag in der kaufmännischen Software abgelegt werden. Welche Möglichkeiten zur Übernahme von Kundendaten bestehen, sollte man anhand des vorhandenen Systems und der verfügbaren Importfunktionen prüfen.

Wie Wartungen, Prüfprotokolle und Messwerte digital dokumentiert werden können, zeigen wir auf unserer Seite zur digitalen Wartungsdokumentation.

Mir geht es darum, dass beide Werkzeuge ihren Teil der Arbeit übernehmen. Ich möchte eine Rechnung schreiben können und beim nächsten Wartungstermin trotzdem die technischen Informationen direkt an der richtigen Anlage finden.

Was ich als Handwerker davon erwarte

Wenn ein anderer Kollege zur Anlage fährt, soll er auf die vorhandene Dokumentation zurückgreifen können. Wenn ein Kunde nachfragt, möchte ich nachvollziehen können, was wir geprüft und festgehalten haben. Und wenn wir ein Jahr später wiederkommen, sollten wir bei der Informationssuche nicht von vorne anfangen.

Genau dafür habe ich CheckWerk entwickelt.

Der Auftrag wird abgeschlossen. Das Wissen über die Anlage muss bleiben.

Im Beitrag „Handwerkersoftware Wartung: Das Fallmaschinen-Syndrom“ beschreibe ich ausführlicher, warum diese Frage besonders bei langjährigen Servicekunden wichtig wird.

Wenn du dir diesen Ablauf für deinen Betrieb ansehen möchtest, findest du auf checkwerk.app weitere Informationen.